グループウェアが必要な企業

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グループウェアはどの企業でも導入すれば一定の利益に繋がりますが、特に導入すればメリットがある企業があります。

そのポイントはファイルと情報管理です。

グループウェアはスケジュール管理が基本機能ですが、専用のソフトでなくても管理できる時代です。



パソコンでは標準搭載されていることも多いです。
そのため、手帳で管理する人からソフトで管理する人までさまざまです。

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会社としては仕事の把握ができればよいので形式にはこだわる必要ありませんが、手帳の場合は把握ができず、申告してもらう必要があります。

グループウェアではソフト間で同期する機能は充実してきていますので、手帳での管理の方に参加してもらうことで部署内などでのスケジュール管理が格段によくなります。グループウェアを利用するメリットの2つ目はファイルです。

会議資料などをメールで送っている企業や紙で印刷する企業が多いですが、それらは無駄であり、グループウェアで一元管理できればコストが大幅に下がります。特に紙で管理している場合はすぐにでも切り替えたいところです。



一元管理はバージョン管理でもあり、どんどん新しくすることができます。ファイルが更新されれば通知が出ますので会議の時に一番新しいファイルを得ることができます。ファイル管理はメールで送信するのと比べて簡単であり、間違いも少ないです。

また、メールへの添付はセキュリティ上も良くないとされるケースが多いのでファイル共有機能は重要性が増しています。